Kundenzufriedenheit durch Elternarbeit

In diesem Beitrag möchten wir Dir zeigen, was Du bei der Kommunikation mit Eltern beachten solltest. Elternarbeit ist zentraler Erfolgsfaktor einer Nachhilfeschule und deshalb nicht zu unterschätzen. Den folgenden Beitrag hat Wolfgang Sinkwitz, Geschäftsführer des VNN, verfasst. Er hat 25 Jahre lang eine zertifizierte Nachhilfeschule in Solingen geleitet und berichtet von seinen Best Practices zum Thema Elternarbeit: 

Eine gut funktionierende Elternarbeit ist das A und O zufriedener Kunden. „Immer wieder konnten wir Kontakt mit der Nachhilfeschule aufnehmen und auch sie selbst hat sich in regelmäßigen Abständen bei uns gemeldet“. So klingen Dankesschreiben von zufriedenen Eltern, denen es wichtig ist, dass sie informiert darüber sind, wie der Leistungsstand ihrer Kinder ist. Nachhilfeschulen sollten sich einen festen Plan machen, nach welchem Elternkontakt herzustellen ist.

Elternkontakte planen, Zeiträume definieren und Elternarbeit dokumentieren

Es muss nicht immer nur die schlechte Note sein, auch die gute Note bietet die Möglichkeit, in Kontakt mit den Eltern zu treten, die ja nur, wenn sie auch zufrieden sind, den Lehrer oder die Schule im Bekannten- und Verwandtenkreis weiterempfehlen. Aber auch ohne besonderen Anlass freuen Eltern sich, wenn die Nachhilfeschule sich bei ihnen meldet, um über den Fortschritt des eigenen Kindes zu sprechen. Definieren Sie einen Zeitraum, in welchem die Eltern grundsätzlich kontaktiert werden sollten. Im Rahmen eines QM-Systems ist die Dokumentation der Elternarbeit je Schüler und Schulfach integraler Bestandteil der Qualitäts-Überprüfungen.

Persönlichen Kontakt bevorzugen

Der Kontakt zu den Eltern sollte persönlich sein. Er kann sowohl durch einen Besuch in der Nachhilfe-Einrichtung, als Telefonat oder als Online-Sitzung stattfinden. Auf jeden Fall sollten die Inhalte und – wenn vorhanden – neue Ziele formuliert und dokumentiert festgehalten werden. Was haben wir wann besprochen, mit welchem Ziel, bis wann zu realisieren? In diesen persönlichen Gesprächen erfährt man auch viel Neues über den/die SchülerIn, was im Nachhilfeunterricht nicht so präsent ist, sei es der Kauf eines Haustieres, die Geburt eines Geschwisterkindes oder auch ein Hinweis auf den/die neue/n FreundIn.

Umfangreiche Kompetenzen sind gefragt

Um ein Elterngespräch kompetent und erfolgreich führen zu können, sollte sich die Nachhilfeschule bzw. deren Gesprächspartner auskennen in den schulischen Bedingungen vor Ort, und die Schulstruktur muss ihm/ihr geläufig sein. Welche Versetzungsordnungen oder aber welche Möglichkeiten des Schulwechsels liegen in der Kommune vor, wer sind die Ansprechpartner bei Bildung & Teilhabe im Nachhilfebereich, wie sehen die Formulare aus, was ist zu unternehmen, damit ein Antrag komplett eingereicht werden kann, wer reicht diesen ein, und welche Personen sind in Jobcenter bzw. Jugendamt zuständig? Wer auf alle diese Fragen eine kompetente Antwort hat und je mehr Routine die Nachhilfeschule zeigt, desto zufriedener werden die Eltern sein und desto eher werden sie ihr Kind anmelden wollen. Schließlich sollte der Gesprächspartner bei aktuellen schulpolitischen Themen mitreden und seine Meinung vertreten können.

Um ein Elterngespräch professionell zu führen, sind fachliche Hintergründe über den Schüler dringend notwendig. Hier sollte sich die Schulleitung in regelmäßigen Abständen bei den Lehrkräften je Fach und Schüler schriftliche Informationen einholen, um ein Gespräch auch intensiv führen zu können. Hierzu zählen Informationen wie Pünktlichkeit im Unterricht, ob zuverlässig und selbstständig arbeitend, dem Lernen aufgeschlossen gegenüber, kooperativ, belastbar und sonstige Beobachtungen, aber auch, ob die aufgegebenen Hausaufgaben auch immer erledigt wurden. Es reicht nicht aus, dem Fachlehrer hier das Feld zu überlassen. Nur wer in der Kommunikation mit Kunden fortgebildet ist und wer sich mit der Qualitätspolitik der Schule versiert auskennt, sollte ein solches Gespräch führen, welches stets mit einem positiven Ausblick enden sollte.

Der VNN rät:

Es ist durch Erhebungen nachgewiesen, dass eine aktive Elternarbeit, also die Kundenbetreuung, die Schülerzahl und die Verweildauer der Schüler in der Nachhilfeeinrichtung maßgeblich fördert. Deshalb ist sie ein ganz wichtiges Marketinginstrument.

  • Ein Elternberater sollte einen pädagogischen Hintergrund haben und sich bei Lernschwächen und -störungen gut auskennen.

  • Er/sie sollte eine Aus- oder Fortbildung in Kommunikation und Gesprächsstechniken haben.

  • Er/sie muss die Philosophie des Nachhilfeunternehmens kennen und vertreten.

  • Ein reiner Nachhilfelehrer ist kein guter Elternberater, schon allein, weil er in der Regel nur einen begrenzten Überblick über sein eigenes Fach hat und nicht über die vielen anderen Themen, die es zu besprechen gibt.

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