Softwarelösungen zur digitalen Verwaltung Deiner Nachhilfeschule

Hast Du stapelweise Papier zur Verwaltung deiner Nachhilfe rumfliegen? Führst Du noch Ordner z. B. zur Kunden- und Lehrerdatenverwaltung? Beansprucht die Organisation Deiner Verwaltung mehr Zeit als Dir lieb ist?
Dann solltest Du Dich mit den Möglichkeiten der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschäftigen und dem papierlosen Büro einen Schritt näherkommen.  

Warum sollte Du Deine Geschäftsprozesse überhaupt digitalisieren?

  • Schnellere Abwicklung verschiedenster Sachverhalte durch automatisierte und standardisierte Prozesse.
  • Weniger Fehler in der Verwaltung.
  • Mehr Kundenservice, z. B. durch einfache und digitale Anmeldung zum Nachhilfeunterricht.
  • Hohe Flexibilität durch Cloud-Lösungen. Die Nachhilfeschule aus dem Home-Office zu verwalten ist damit kein Problem.
  • Einsparung von Arbeitszeit/Geld. Es bleibt mehr Zeit für den direkten Kontakt mit Schülern und Eltern.
  • Höhere Transparenz für alle Beteiligten (Lehrer, Schüler und Eltern), da alle Informationen digital an einem Ort verfügbar sind.

Der VNN rät:

Digitalisieren Sie Ihre zuvor definierten Prozesse. Auch wenn anfangs etwas holprig, sparen Sie sehr viel Zeit in Zukunft. Lastschriften, Buchung von Unterrichtsstunden, Absagen von Lehrkräften und Schülern, Thematik der Unterrichtsstunde und Stundenplan – alles digitalisiert spart Zeit und Nerven. Honorarabrechnungen erstellen sich automatisch und Sie haben mehr Zeit für Gespräche mit Kunden und Lehrkräften. Der VNN gibt gerne Tipps.

Um die vielfältigen Prozesse eines Nachhilfe-Instituts digital verwalten zu können, ist eine geeignete Software von Vorteil. Deshalb habe ich nach Softwareanbietern recherchiert und diese kontaktiert. 

Im Folgenden stellen zwei Anbieter ihre Lösung vor. Die Softwarelösung von OrgaEasy sowie von Nachhilfe Danzer. Geklärt wird unter anderem was die Software kann, wie die Umstellung aussieht und mit welchen Kosten Du rechnen musst. Damit Du einen noch besseren Einblick bekommst, gibt es auch einige Screenshots der Anwendungen.

Es gibt natürlich noch einige weitere Anbieter wie z. B. SmartDirex, Business Cockpit plus oder Educalio. Bevor Du Dich für einen Anbieter entscheidest, ist es wichtig, dass Du Dich mit den eigenen Prozessen und Anforderungen auseinandersetzt. Anhand Deiner Präferenzen solltest Du dann die verschiedenen Anbieter am Markt miteinander vergleichen.

Übrigens: Im nächsten Artikel erwartet Dich ein spannendes Interview zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Philipp und Thomas. Die Zwei sind Lehrer und Inhaber von 14 Nachhilfe-Instituten in Deutschland und Schweiz. Mit Hilfe ihrer Software Educalio haben sie es geschafft zu 100 % papierlos und zeitsparend zu verwalten.

1. Über die Softwarelösung OrgaEasy

Zur Webseite: https://orgaeasy.com/

Beschreibung der Software OrgaEasy

OrgaEasy ist eine moderne Software für Nachhilfeschulen, die Sie in allen Bereichen der Verwaltung effektiv unterstützt: Unterrichtsplanung, Abrechnung, Unterrichts- und Noten-Dokumentation, Verwaltung von Interessenten-, Schüler- und Lehrerdaten.

Trotz des großen Funktionsumfangs ist die Bedienung von OrgaEasy angenehm intuitiv und frustfrei, man findet sich sehr schnell zurecht und die Arbeit ist damit motivierend und effektiv.

Bei den Interessenten, Schülern und Lehrern können eine Vielzahl von Informationen hinterlegt werden, OrgaEasy unterstützt Sie auf dem Weg zu einem “papierlosen Büro”. So läuft z. B. die gesamte Unterrichts- und Notendokumentation innerhalb der App: nach dem Unterricht füllen Ihre Lehrkräfte über das in OrgaEasy integrierte Lehrerportal die Unterrichtsdokumentation aus. Dort geben sie an, was in dem Unterricht behandelt wurde und können separat für jeden Schüler Anmerkungen hinterlassen, vermerken, ob der Schüler anwesend war oder gefehlt hat und Schulnoten in die Notendokumentation eintragen, um die Entwicklung des Schülers zu dokumentieren. Auch Rechnungen sowie Honorar-Übersichten für Ihre Lehrkräfte werden automatisch von OrgaEasy generiert und können als PDF heruntergeladen werden.

Das integrierte Schulportal bietet Zugänge für Ihre Lehrer und Schüler. Dort finden sich die wichtigsten Informationen wieder, z. B. Unterrichts-Tages- und Wochenpläne, die Dokumentationen sowie die Möglichkeit, an den Video-Unterrichten teilzunehmen. Hierfür muss keine zusätzliche Software installiert werden und es müssen auch keine Links oder Passwörter versendet werden. Zum Teilnehmen genügt ein Klick auf den entsprechenden Button im Tagesplan.

Handelt es sich um eine Cloudlösung, sodass man flexibel von überall darauf Zugriff hat?

OrgaEasy ist Cloud-basiert und kann mit jedem gängigen Endgerät wie Smartphone, Tablet oder Computer/Laptop verwendet werden.

Wie sieht die Umstellung von analogen Prozessen auf die Softwarelösung aus? Können Nachhilfeschulen selbstständig mit der Implementierung starten?

Der Umstieg von Ihrer aktuellen Lösung hin zu OrgaEasy ist denkbar einfach. Über die Website https://www.orgaeasy.com können Sie innerhalb weniger Minuten die Software vollumfänglich nutzen. Auf YouTube findet sich sogar eine Anleitung, wie der Start mit OrgaEasy gelingt: https://www.youtube.com/watch?v=FLR5nFSGdrY. Nach der Registrierung unterstützt Sie ein smarter Einrichtungsassistent bei den ersten Schritten. Sehr praktisch ist, dass Sie Ihre Bestandsdaten über ein bereitgestelltes Excel-Template bequem importieren können und die Software sich über umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten sehr individuell an den Workflow und die Gegebenheiten Ihrer Nachhilfeschule anpassen lässt.

Welche Kosten erwartet eine Nachhilfeschule?

Aufgrund der großzügig bemessenen 3-monatigen kostenfreien Testphase können Sie OrgaEasy in Ruhe auf Herz und Nieren prüfen. Ab dem vierten Monat wählen Sie dann aus vier Tarifen den für Sie passenden. Die Preise beginnen bei netto € 29,– pro Monat und richten sich nach der Anzahl der aktiven Schüler (OrgaEasy zählt nur die Schüler, für die ein Unterricht geplant ist, als “aktive Schüler”). Für VNN Mitglieder gibt es übrigens spezielle Konditionen.

Alle vier Tarifstufen haben den vollen Funktionsumfang und erhalten Verbesserungen und Erweiterungen an der Software automatisch und kostenfrei. Auch die weiteren Konditionen sind sehr kundenorientiert und fair, so ist es z. B. möglich, zwischen den Tarifen zu wechseln, wenn sich die Anzahl Ihrer Schüler ändert (z.B. während der Sommerferien in einen kleineren Tarif).

Kontakt: info@orgaeasy.com

Infos und Registrierung: https://www.orgaeasy.com

2. Über die Nachhilfe Software der Nachhilfe Danzer

Beschreibung der Software von Nachhilfe Danzer

Die Software hat das Ziel, sämtliche Arbeitsprozesse einer Empfangskraft in einem Nachhilfe-Institut zu digitalisieren und damit Personalkosten im Büro eines Nachhilfe-Institutes zu sparen. Folgende Prozesse sind digitalisiert:

1) _Anmeldung von Neukunden

2) Das Buchen und Stornieren von Nachhilfestunden

3) Die Planung der Verfügbarkeit von Lehrkräften

4) Automatische Abrechnung und Erstellung von Honorarrechnungen für Lehrkräfte

5) Automatisierung der Stundenerfassung der genommenen Stunden der Schüler

6) Automatisierung der Abrechnungsprozesse Lastschrift und PayPal

7) Automatisierung der Mail-Kommunikation zwischen den Eltern und des Nachhilfe-Institutes bei nicht gemachten Hausaufgaben, fehlenden Schülern oder Kulanzfällen wie kostenfreien Stunden

8) Digitale Darstellung des Stundenplanes eines Institutes

9) Automatisierung der Raumplanung eines Institutes

10) Automatisierung der Stundenerfassung der Empfangskräfte

11) Flankiert wird die Software von einer Applikation, die für Schüler und Lehrer nützlich ist. Lehrer können Verfügbarkeiten über die App einstellen und Schüler können über die App ihren Stunden Saldo einsehen, Stunden buchen und Stunden stornieren. Selbstverständlich können sie auch ihren Stundenplan einsehen.

Die Installation der App kostet circa 1200 €

Handelt es sich um eine Cloudlösung, sodass man flexibel von überall darauf Zugriff hat?

Die Nachhilfe Software, die für jedes Institut individuell gelabeled wird, liegt auf einem Server, der von Nachhilfe Danzer verwaltet wird. Der Server liegt aus Datenschutzgründen in Deutschland.

Wie sieht die Umstellung von analogen Prozessen auf die Softwarelösung aus? Können Nachhilfeschulen selbstständig mit der Implementierung starten?

Der Umstellungsprozess ist in zwei Teile aufgeteilt:

  1. Erstellung der Software mit den Markenzeichen und individuellen Mail Texten des Institutes. Das Institut kann eine eigene URL auswählen.

  2. Die Übernahme der Daten der Lehrkräfte erfolgt durch das Institut selbst. Dies gilt auch für die Empfangsmitarbeiter. Gegen einen geringen Aufpreis können wir selbstverständlich auch die Schüler Daten in die Software einpflegen. Die Umstellung dauert vom Zahlungseingang an circa 2-3 Wochen. Die Kosten der Umstellung, circa 1500 €, sind im Vorhinein zu zahlen.

Welche Kosten erwartet eine Nachhilfeschule?

Es gibt zwei Modelle:

  1. Mietkosten: 49 € monatlich inklusive Servergebühr und Mehrwertsteuer, Laufzeit: bis das Institut kündigt.

  2. Einmalzahlung: 4900 € inklusive Mehrwertsteuer

Laufende Kosten: zwölf Euro jährlich für ein SSL Zertifikat und circa zehn Euro monatlich an Serverkosten

Ab wie viel Schülern/ Lehrern lohnt es sich seine Geschäftsprozesse mittels einer Software zu digitalisieren?

Prinzipiell lohnt es sich, die Software zu installieren, wenn man mehr als drei Lehrkräfte hat und einen Schülerstamm von über 50 Schülern hat.

Vielen Dank an Nachhilfe Danzer und OrgaEasy für die Ausführungen zu ihrem Produkt!

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